Canlıya Geçiş (Go-Live) Günü İçin Kontrol Listesi Neleri İçermeli?

Bir diş kliniğinde yapay zeka destekli bir asistanı (örneğin Buyo) devreye almak, hastalarınızın randevu deneyimini baştan sona dönüştürebilecek önemli bir adımdır. Ancak canlıya geçiş (go-live) günü, tüm hazırlıkların pratikte sınandığı, en kritik andır. Beklenmeyen aksaklıklar yaşanmaması için bu kontrol listesini adım adım uygulayarak geçiş sürecini sorunsuz hale getirebilirsiniz.

1. Test Aramalarını ve Senaryoları Tamamlayın

Canlıya geçmeden önce AI asistanınızın tüm temel işlevlerini farklı senaryolarda test ettiğinizden emin olun. Birkaç farklı telefondan (cep, sabit hat, VoIP) deneme aramaları yapın. Aşağıdaki durumları mutlaka kapsayın:

• Randevu alma (yeni hasta ve mevcut hasta)
• Randevu değişikliği veya iptali
• Klinik adresi ve çalışma saatlerini sorma
• Acil durum yönlendirmesi
• Yanlış veya eksik bilgi verildiğinde asistanın tepkisi

Testler sırasında her bir diyalog kaydını inceleyin. Eğer Workflow Automation (iş akışı otomasyonu) özelliği kullanıyorsanız, örneğin “randevu onayı sonrası SMS gönderme” gibi tetikleyicilerin doğru çalıştığını doğrulayın.

2. Personeli Bilgilendirin ve Eğitin

Canlıya geçişten en az bir gün önce tüm klinik personeline (hekimler, resepsiyonistler, yardımcı personel) AI asistanının devreye gireceğini ve nasıl çalıştığını anlatan kısa bir eğitim verin. Özellikle şu konulara değinin:

• Asistanın hangi durumlarda devreye girdiği (örneğin mesai saatleri dışında, yoğunlukta)
• Asistanın randevu alırken hangi bilgileri topladığı ve bunlara nasıl erişecekleri
• Asistanın yönlendiremediği durumlarda (örneğin karmaşık talepler) personelin nasıl müdahale edeceği
• Olası hatalarda kiminle iletişime geçecekleri

Personelin, asistanı rakip değil, iş yükünü azaltan bir araç olarak görmesi için net faydaları vurgulayın. Örneğin: “Asistan sayesinde resepsiyondaki telefon trafiği azalacak, böylece hastalarla daha kaliteli ilgilenebileceksiniz.”

3. Yönlendirme Numarasını Aktif Edin

AI asistanınız (örneğin Buyo) genellikle mevcut klinik numaranıza yönlendirme yaparak çalışır. Go-live gününde aşağıdaki adımları kontrol edin:

1. Telefon santralinizde yönlendirme kuralını etkinleştirin: Örneğin, mesai saatleri dışında veya meşgulken gelen aramaları AI asistanının numarasına yönlendirin.
2. Yönlendirme süresini test edin: Bir arama yaparak yönlendirmenin 1-2 saniye içinde gerçekleştiğini doğrulayın.
3. Yedek plan oluşturun: Yönlendirme başarısız olursa aramaların bir sesli mesaja veya başka bir numaraya düşmesini sağlayın.

Yönlendirme işleminin KVKK uyumluluğunu da gözden geçirin; özellikle arama kayıtları ve hasta verilerinin işlenmesi konusunda bir hukuk danışmanına danışmak faydalı olabilir.

4. Gerçek Zamanlı İzleme ve Hata Raporlama Araçlarını Kurun

Canlıya geçtikten sonraki ilk saatlerde AI asistanının performansını yakından takip edin. İyi bir çözüm, size canlı arama dökümleri, başarı oranları ve hata raporları sunar. Örneğin, Buyo gibi platformlar genellikle bir yönetim paneli sağlar. Bu panelde şunları kontrol edin:

• Gelen arama sayısı ve asistan tarafından karşılanan oran
• Randevuya dönüşen arama yüzdesi
• Asistanın anlayamadığı veya yönlendiremediği aramalar (bu kayıtları inceleyerek iyileştirme yapabilirsiniz)

İlk gün boyunca periyodik olarak (örneğin her saat başı) bu metrikleri kontrol edin. Bir sorun tespit ederseniz, vakit kaybetmeden teknik destek ekibinizle iletişime geçin.

5. Müşteri Deneyimini Anlık Olarak Değerlendirin

Canlıya geçişin asıl amacı hasta memnuniyetini artırmaktır. Bu nedenle ilk gün birkaç hastayla kısa bir geri bildirim görüşmesi yapmayı planlayın. Onlara şu soruları sorabilirsiniz:

• “Randevu alırken herhangi bir zorluk yaşadınız mı?”
• “Asistanın sesi ve anlaşılırlığı nasıldı?”
• “İşlemin sonunda istediğiniz bilgiye/kayda ulaştınız mı?”

Bu anlık geri bildirimler, olası aksaklıkları hızla düzeltmenize ve hastaların sisteme adaptasyonunu hızlandırmanıza yardımcı olur.

6. Dokümantasyonu ve Acil Durum Prosedürlerini Hazır Bulundurun

Canlıya geçiş gününde herkesin başvurabileceği bir referans dökümanı oluşturun. Bu dökümanda şunlar yer almalıdır:

• AI asistanının kısa kullanım kılavuzu
• Sık karşılaşılan hatalar ve çözümleri
• Teknik destek iletişim bilgileri (telefon, e-posta)
• Yönlendirmeyi devre dışı bırakma prosedürü (acil bir durumda manuel moda geçmek için)

Bu dokümanı klinik içindeki herkesin erişebileceği bir yerde (örneğin ortak sürücüde veya tahtada) bulundurun. Ayrıca teknik ekibin, olası büyük bir hatada yönlendirmeyi kapatarak eski sisteme dönme yetkisine sahip olduğundan emin olun.

Canlıya geçiş süreci, başlangıçta bir miktar özen gerektirse de, doğru planlamayla çok kısa sürede klinik operasyonlarınızın vazgeçilmez bir parçası haline gelecektir. Unutmayın: AI asistanınız (örneğin Buyo) yalnızca randevu almakla kalmaz, aynı zamanda Workflow Automation sayesinde hasta takibi, hatırlatma mesajları ve daha birçok süreci otomatikleştirerek size zaman kazandırır. Bu kontrol listesini uygulayarak geçişi sorunsuz tamamlayabilir ve hastalarınıza kesintisiz bir deneyim sunabilirsiniz.