Kurulum Ekibiyle İlk Toplantı Nasıl Planlanır ve Hazırlanır?

BuyoMind kurulum sürecinde ilk toplantı, projenin temelini oluşturur. Bu toplantıya hazırlıklı gitmek, hem zaman kazandırır hem de CRM Automation gibi özelliklerin kliniğinize en uygun şekilde yapılandırılmasını sağlar. Aşağıdaki adımları izleyerek verimli bir ilk toplantı planlayabilirsiniz.

1. Toplantı Öncesi Hazırlık

Toplantıdan en az bir hafta önce ekiple paylaşılacak bir ön bilgi formu hazırlayın. Bu formda şu sorulara yer verin:

• Klinikte kaç diş hekimi ve hasta danışmanı çalışıyor?
• Mevcut randevu sistemi hangi yazılım (varsa) üzerinde yürüyor?
• Hasta iletişimi için hangi kanallar (WhatsApp, SMS, telefon) kullanılıyor?
• KVKK aydınlatma metinleri ve onay süreçleri mevcut mu?

Buyo ekibine bu bilgileri önceden göndererek toplantıyı daha hedef odaklı hale getirebilirsiniz.

2. Gündemi Belirleyin

Toplantı gündemini en fazla 45-60 dakika olacak şekilde şu başlıklarla oluşturun:

1. Tanışma ve beklentiler (10 dk): Klinik ekibi ile Buyo kurulum danışmanı kendini tanıtır. Klinik sahibi, en büyük ihtiyacını (örneğin, randevu hatırlatma veya sık sorulan sorulara otomatik yanıt) paylaşır.
2. Mevcut iş akışı analizi (15 dk): Günlük randevu alma, hatırlatma ve hasta takip süreçlerini adım adım anlatın. Hangi noktalarda aksama yaşadığınızı belirtin.
3. CRM Automation ihtiyaçları (10 dk): Hangi müşteri verilerinin kaydedilmesini ve nasıl kullanılmasını istediğinizi tartışın. Örneğin, geçmiş tedavi bilgilerinin otomatik olarak CRM'e işlenmesi gibi.
4. Veri aktarım planı (10 dk): Mevcut sistemden Buyo'ya hangi verilerin (hasta listesi, randevu geçmişi vb.) taşınacağını ve hangi formatta (Excel, CSV) hazır olduğunu konuşun.
5. Zaman çizelgesi ve sonraki adımlar (10 dk): Kurulum aşamaları için öncelik sırası (örneğin, ilk hafta WhatsApp entegrasyonu, ikinci hafta CRM yapılandırması) belirlenir. Bir sonraki toplantının tarihi netleştirilir.

3. Verileri Toplayın ve Düzenleyin

Toplantı öncesinde mevcut hasta listenizi, randevu şablonlarınızı ve otomatik mesaj örneklerinizi (varsa) düzenleyin. Verilerin güncel ve doğru olduğundan emin olun. Örneğin, hastaların telefon numaralarının doğru formatta olması CRM Automation'ın sorunsuz çalışması için kritiktir.

4. Teknik Altyapıyı Kontrol Edin

Kurulum için gerekli olan internet bağlantısı, web adresi (eğer web tabanlı bir entegrasyon söz konusuysa) ve kullanıcı izinlerini kontrol edin. Buyo ekibine, WhatsApp Business API erişiminiz olup olmadığını veya varsa mevcut bir işletme hesabının bilgilerini iletin.

5. Toplantı Sırasında Not Alın

Toplantı boyunca alınan kararları ve atanacak görevleri yazılı hale getirin. Örneğin, klinik tarafından sağlanacak veri listesi ve teslim tarihi, Buyo tarafından yapılacak konfigürasyon adımları gibi. Toplantı bitiminde bu notları e-posta ile herkese gönderin.

6. Sonraki Adımları Belirleyin

İlk toplantıda bir sonraki haftaya kadar yapılması gerekenleri netleştirin: Klinik ekibinin onay vermesi gereken örnek mesaj şablonları, veri dışa aktarma işleminin tamamlanması gibi. İkinci toplantıda bu adımların durumu kontrol edilir.

Buyo ekibi, kurulum boyunca size rehberlik edecektir. Unutmayın, iyi planlanmış bir ilk toplantı, CRM Automation ve diğer otomasyon özelliklerinin kliniğinizde verimli çalışmasının anahtarıdır.