Bir Hasta Randevusunu İptal Etmek İstediğinde Buyo Süreci Nasıl İşletir?

Hastalar bazen beklenmedik nedenlerle randevularını iptal etmek zorunda kalabilir. Geleneksel telefon trafiği ve yoğun mesai saatleri hem klinik personeli hem de hasta için zaman kaybı yaratır. Buyo, WhatsApp AI tabanlı asistanı sayesinde bu süreci otomatikleştirir ve hatasız bir şekilde işletir. İşte bir hastanın randevu iptal talebi göndermesinden takvimin güncellenmesine kadar tüm adımlar.

Hasta İptal Talebini Nasıl İletir?

Hasta, dilediği zaman klinik numarasına WhatsApp üzerinden mesaj gönderir veya telefonla arar. Buyo, çağrıyı yanıtlayarak sesli yanıt sistemine yönlendirir. Örneğin hasta şu mesajı yazabilir:

"Merhaba, yarın saat 14:00’teki randevumu iptal etmek istiyorum."

Buyo, bu mesajı alır almaz doğal dil işleme ile hastanın niyetini anlar ve aşağıdaki adımları başlatır.

Adım Adım Buyo İptal Süreci

Aşağıdaki sıralamada her bir aşamayı detaylandırıyoruz.

1. Kimlik Doğrulama: Buyo, hastanın kimliğini doğrulamak için TC kimlik numarasının son 4 hanesini veya doğum tarihini sorar. Örneğin: "Randevuyu iptal edebilmem için lütfen TC kimlik numaranızın son 4 hanesini yazın." Hasta doğru bilgiyi girerse bir sonraki adıma geçilir.
2. Randevu Bilgilerini Sorgulama: Buyo, klinik takviminden ilgili randevuyu bulur ve hastaya onaylatmak için bilgileri özetler. Diyalog şöyle devam edebilir:

   "Yarın 14:00’te Dr. Ayşe Yılmaz ile olan randevunuzu iptal etmek istediğinize emin misiniz?"

   Hasta "Evet" yanıtını verdiğinde iptal işlemi tetiklenir.

3. İptal İşlemini Gerçekleştirme: Klinik ayarlarına göre Buyo doğrudan iptali onaylar veya klinik personeline onay için bildirim gönderir. Otomatik onay modunda ise randevu anında iptal edilir.
4. Takvimi Güncelleme: İptal edilen randevu, klinik takviminden silinir ve boşalan zaman dilimi diğer hastalar için kullanıma açılır. Eğer bir bekleme listesi varsa Buyo, listedeki ilk hastaya otomatik olarak bildirim gönderir.
5. Bildirim Gönderme: İşlemin ardından hem hastaya hem de klinik personeline anlık bildirim gider. Hasta şu mesajı alır:

   "Yarın 14:00’teki randevunuz başarıyla iptal edilmiştir. Yeni bir randevu için bizi arayabilir veya WhatsApp üzerinden mesaj gönderebilirsiniz."

   Klinik personeli ise iptal bilgisini içeren bir uyarı alır: "Hasta [Adı Soyadı] randevusunu iptal etti. Boşalan zaman: 14:00."

Örnek Diyalog: Gerçek Zamanlı Bir Senaryo

İşleyişi daha somut hale getirmek için kurgusal bir örnek sunuyoruz.

Hasta (WhatsApp): Merhaba, 15 Nisan saat 10:00’daki randevumu iptal etmek istiyorum.

Buyo: Randevuyu iptal edebilmek için TC kimlik numaranızın son 4 hanesini yazar mısınız?

Hasta: 1234

Buyo: Teşekkürler. 15 Nisan 10:00’da Dr. Ahmet Kaya ile olan randevunuzu iptal etmek istediğinize emin misiniz? İptal için EVET veya HAYIR yazın.

Hasta: EVET

Buyo: Randevunuz başarıyla iptal edilmiştir. İptal bildirimi size ve kliniğe gönderilmiştir. İyi günler.

İptal Politikaları ve Esneklik

Klinikler, iptal sürecinde farklı kurallar belirleyebilir. Örneğin, belirli bir saatten önce yapılan iptaller ücretsiz, son dakika iptalleri cezalı olabilir. Buyo, bu kuralları klinik yöneticisinin belirlediği şekilde uygular. Ayrıca hasta, iptal talebini telefonla yaparsa Buyo’nun sesli yanıt sistemi benzer adımları konuşarak yürütür. Tüm süreç KVKK’ya uygun şekilde kayıt altına alınır.

Buyo, WhatsApp AI teknolojisi sayesinde hasta memnuniyetini artırırken klinik personelinin iş yükünü azaltır. Randevu iptal ve değişiklik gibi rutin işlemler artık tek bir mesajla çözülür.