Buyo'da Ses Kayıtlarının Saklanma Süresi ve Erişim Yetkilendirmesi Nasıl Çalışır?

Diş kliniklerinde hasta iletişiminde giderek daha fazla kullanılan sesli yapay zeka (Voice AI) asistanları, hasta görüşmelerini kaydedebiliyor. Bu kayıtların ne kadar süre saklandığı, kimlerin erişebildiği ve yetkilendirmenin nasıl yapıldığı, hem KVKK uyumu hem de klinik güvenliği açısından kritik önem taşıyor. Buyo, bu konuda net kurallar ve esnek bir yapı sunuyor. Bu rehberde, ses kayıtlarının saklanma süresi ve erişim yetkilendirme sürecini adım adım anlatacağız.

Ses Kayıtları Ne Kadar Süre Saklanır?

Buyo, varsayılan olarak ses kayıtlarını 30 gün boyunca saklar. Bu süre, klinik yöneticileri tarafından ihtiyaca göre ayarlanabilir. Örneğin, bazı klinikler hasta şikayetlerini incelemek için kayıtları 90 gün tutmayı tercih edebilir. Süre sonunda kayıtlar, manuel müdahale olmaksızın otomatik olarak silinir. Bu sayede gereksiz veri birikimi önlenir ve KVKK'nın veri minimizasyonu ilkesi yerine getirilir.

Saklama Süresini Kimler Ayarlayabilir?

Saklama süresini yalnızca klinik yöneticisi rolündeki kullanıcılar değiştirebilir. Süre, Buyo yönetim panelinde “Ses Kaydı Saklama Süresi” bölümünden güncellenir. Değişiklik yapıldığında, bu durum tüm yetkili kullanıcılara e-posta ile bildirilir.

Erişim Yetkilendirme Adımları

Buyo, ses kayıtlarına erişimi sıkı bir şekilde kontrol eden bir yetkilendirme sistemi kullanır. İşte adım adım işleyiş:

1. Rol Tanımlama: Klinik yöneticisi, personel için roller belirler. Örneğin: “Yönetici”, “Doktor”, “Resepsiyonist”. Her role farklı erişim seviyeleri atanır.
2. Erişim İzni Atama: Her rol için ses kayıtlarına erişim izni ayrı ayrı verilir. Örneğin, resepsiyonist yalnızca bugünkü kayıtlara erişebilirken, doktor tüm geçmiş kayıtlara erişebilir.
3. Kimlik Doğrulama: Kullanıcılar, Buyo’ya giriş yaparken e-posta ve şifre kullanır. İki faktörlü kimlik doğrulama (2FA) zorunlu değildir ancak önerilir.
4. Denetim Günlükleri: Hangi kullanıcının hangi kaydı ne zaman dinlediği, silindiği veya dışa aktardığı kayıt altına alınır. Bu günlükler yalnızca yönetici tarafından görüntülenebilir.

Voice AI ve Gizlilik

Buyo’nun Voice AI altyapısı, ses kayıtlarını işlerken hiçbir şekilde üçüncü taraflarla paylaşmaz. Kayıtlar, Türkiye’deki güvenli sunucularda şifrelenmiş olarak saklanır. Ayrıca, hasta onayı alınmadan hiçbir görüşme kaydedilmez. Kayıt başlatılmadan önce oynatılan sesli uyarı sayesinde hasta bilgilendirilir ve itiraz etme hakkına sahiptir.

Erişim İzinlerini Yönetme (Adım Adım)

Klinik yöneticisi, aşağıdaki adımları izleyerek erişim izinlerini düzenleyebilir:

• Adım 1: Buyo yönetim paneline giriş yapın.
• Adım 2: “Kullanıcı Yönetimi” > “Rol Tanımlama” bölümüne gidin.
• Adım 3: Yeni bir rol oluşturun veya mevcut bir rolü düzenleyin.
• Adım 4: “Ses Kaydı Erişimi” iznini “Oku”, “Yaz”, “Sil” veya “Yok” olarak ayarlayın.
• Adım 5: Rolü kaydedin. Değişiklikler anında geçerli olur.

Örneğin, diş hekimi rolüne “Oku” ve “Yaz” izni verirken, stajyer role yalnızca “Oku” izni verebilirsiniz.

Buyo ile Uyumlu Çalışma İpuçları

Ses kayıtlarının güvenliğini artırmak için şu önerilere dikkat edin: Şifrelerinizi düzenli değiştirin, 2FA’yı etkinleştirin ve yetkilendirme listesini aylık olarak gözden geçirin. Ayrıca, yasal yükümlülükler çerçevesinde bir hukuk danışmanına danışarak saklama süresi politikalarınızı netleştirin. Buyo’nun denetim günlükleri sayesinde herhangi bir erişim ihlali anında tespit edilebilir.

Sonuç olarak, Buyo ile ses kayıtlarının saklanma süresini klinik ihtiyaçlarınıza göre belirleyebilir, erişim yetkilendirmesini rol bazlı olarak kolayca yönetebilirsiniz. Bu sayede hem hasta mahremiyetini korur hem de KVKK uyumunu sağlarsınız.