WhatsApp AI Agent Kurulmadan Önce Hangi Hazırlıklar Yapılmalı? Sık Sorulan Sorular

1. WhatsApp AI Agent için bilgi tabanı nasıl hazırlanmalı?

Bilgi tabanı, WhatsApp AI'nın hastalarınıza doğru yanıt verebilmesi için temel yapı taşıdır. Öncelikle sık sorulan soruları (randevu ücretleri, çalışma saatleri, diş temizliği süresi gibi) listeleyin ve açık, kısa yanıtlar yazın. Ardından klinik politikanızı (örneğin, iptal koşulları, acil durumlarda izlenecek yol) ekleyin. Bu bilgileri güncel tutun; örneğin bir tedavi fiyatı değiştiğinde hemen güncelleme yapın. Unutmayın, iyi hazırlanmış bir bilgi tabanı AI’nın kendi başına çözebileceği soru oranını artırır.

2. Çalışma saatleri dışında gelen mesajlar nasıl yönetilir?

AI agent, 7/24 çalışsa da, insan desteğine yalnızca çalışma saatleri içinde ihtiyaç duyulacak konuları yönlendirebilirsiniz. Bunun için net bir kural belirleyin: Örneğin, akşam 20:00 ile sabah 08:00 arasında gelen randevu taleplerini AI otomatik olarak alabilir, ancak acil ağrı şikâyetlerini “Çalışma saatleri içinde sizi arayacağız” notuyla kayda alıp ertesi gün ekibe iletebilir. Bu kuralları AI’nın yönetici panelinde saat bazlı tetikleyiciler olarak tanımlayın.

3. AI’nın insana devretmesi gereken durumlar nasıl belirlenir?

Her soruyu AI’nın yanıtlaması mümkün değildir. Örneğin, implant fiyat teklifi, özel sağlık sigortası sorgusu veya hasta memnuniyetsizliği gibi konular insan müdahalesi gerektirir. Devretme kurallarınızı anahtar kelimeler (örneğin “şikâyet”, “maliyet”, “komplikasyon”) ve soru türüne göre belirleyin. Ayrıca AI’nın emin olmadığı durumlarda “Sizi en kısa sürede klinik ekibimize yönlendireceğim” diyerek otomatik devretme yapmasını sağlayın.

4. Kişisel veri güvenliği için ne gibi önlemler alınmalı?

WhatsApp AI’nız, hastaların ad, telefon, randevu bilgileri gibi kişisel verileri işleyecektir. Kurulum öncesinde veri saklama politikasını netleştirin: Hangi veriler ne kadar süreyle tutulacak? KVKK’ya uygun bir aydınlatma metni hazırlayın ve AI’ya hasta onayı alması için gerekli komutları ekleyin. Ayrıca AI’nın üçüncü taraf bir sunucuda mı yoksa kendi sunucunuzda mı çalıştığını kontrol edin; güvenli bir altyapı seçtiğinizden emin olun.

5. test aşaması ve geri bildirim süreci nasıl işlemeli?

AI’yı canlıya almadan önce bir pilot test yapın. Örneğin, 10-15 gönüllü hastanızın AI ile etkileşime girmesini sağlayın. Yanıtların doğruluğunu, devretme eşiklerini ve kullanıcı deneyimini değerlendirin. Bu süreçte ekibinizden gelen geri bildirimleri toplayın; örneğin AI’nın fazla resmi bulunduğu ya da belirli bir soruyu yanlış anladığı tespit edilirse düzeltin. Test sonuçlarına göre bilgi tabanınızı ve kurallarınızı revize edin.

6. Kurulum sonrası performans nasıl izlenir?

WhatsApp AI’nız yayına girdikten sonra düzenli olarak metrikleri takip edin: Kaç soru AI tarafından çözüldü, kaçı insana devredildi? Ortalama yanıt süresi ne kadar? Hastalardan gelen memnuniyet anketleri de önemli bir gösterge. Örneğin, ilk ay devretme oranı %30’un üzerindeyse bilgi tabanınızı zenginleştirmeniz gerekebilir. Aylık raporlarla AI’nın başarısını değerlendirin ve gerekli güncellemeleri yapın.