Buyo'da Tatil Günleri ve Mesai Dışı Saatler Nasıl Ayarlanır?

Diş kliniğinizde hasta randevu talepleri genellikle mesai saatleri dışında veya tatil günlerinde de gelir. Buyo, bu taleplerin cevapsız kalmasını engellemek için tatil ve mesai dışı saat yapılandırmasına olanak tanır. Doğru ayarlarla, hastalarınıza otomatik yanıtlar gönderebilir, randevu alımlarını sınırlandırabilir ve klinik operasyonlarınızı kesintisiz sürdürebilirsiniz. İşte adım adım Buyo’da tatil günleri ve mesai dışı saatler nasıl ayarlanır.

Adım Adım Tatil ve Mesai Dışı Ayarları

1. Buyo Paneline Giriş Yapın
   İlk adım olarak, Buyo hesabınıza giriş yapın. Sol menüdeki “Ayarlar” bölümüne tıklayın ve “Çalışma Saatleri” sekmesini seçin. Bu ekran, klinik takviminizin temel yapılandırmasını yapacağınız yerdir.
2. Haftalık Mesai Saatlerini Belirleyin
   “Çalışma Saatleri” sayfasında, pazartesiden cumartesiye her gün için açılış ve kapanış saatlerini ayarlayın. Örneğin 09:00 - 18:00 arası. Pazar gününü tamamen kapalı olarak işaretleyebilirsiniz. Buyo, bu saat dilimleri dışında gelen tüm mesajları otomatik olarak “mesai dışı” olarak sınıflandırır.
3. Resmi Tatilleri Ekleyin
   Aynı sayfada “Tatil Günleri” başlığı altında “+ Yeni Tatil” butonuna tıklayın. Açılan formda tatilin adını (örneğin “Cumhuriyet Bayramı”), başlangıç ve bitiş tarihini seçin. İsterseniz tüm gün boyunca kapalı olarak işaretleyin veya yarım günlük bir tatil için saat aralığı belirleyin. Kaydettiğinizde, bu tarihlerde gelen tüm mesajlar mesai dışı olarak değerlendirilir.
4. Yıllık İzin ve Özel Günleri Tanımlayın
   Resmi tatiller dışında, klinik personelinin yıllık izinleri veya bakım çalışmaları için de özel günler ekleyebilirsiniz. “Tatil Günleri” bölümüne aynı şekilde bu günleri ekleyin. İzinli olduğunuz günlerde Buyo, hastalarınıza otomatik olarak “Şu an kapalıyız, en kısa sürede dönüş yapacağız” gibi bir mesaj gönderebilir.
5. Mesai Dışı ve Tatil Yanıtlarını Özelleştirin
   Ayarlar menüsünde “Otomatik Yanıtlar” sekmesine gidin. Burada “Mesai Dışı” ve “Tatil” etkinlikleri için ayrı ayrı yanıt mesajları oluşturabilirsiniz. Örneğin mesai dışı için: “Sayın hastamız, şu anda mesai saatleri dışındayız. Size en kısa sürede dönüş yapacağız.” Tatil için: “Bugün resmi tatil olduğu için klinik kapalıdır. Randevu talebiniz ilk iş günümüzde işleme alınacaktır.” Bu mesajları metin veya sesli yanıt olarak yapılandırabilirsiniz. Workflow Automation özelliği sayesinde, mesai dışı saatlerde gelen mesajlar otomatik olarak bir workflow tetikleyebilir; örneğin randevu talebini kaydedip, hastaya uygun bir zaman diliminde geri arama taahhüdü gönderebilir.
6. Ayarları Test Edin ve Kaydedin
   Tüm değişiklikleri yaptıktan sonra “Kaydet” butonuna tıklayın. Ayarlarınızı test etmek için bir arkadaşınızdan veya ikinci bir telefondan (mesai dışı bir saatte) klinik WhatsApp’ınıza mesaj atmasını isteyin. Mesajınızın otomatik yanıtla karşılanıp karşılanmadığını kontrol edin. Eksik bir durum varsa ayarları revize edin.

Otomatikleştirilmiş Yanıtlarla Hasta Memnuniyetini Artırın

Buyo’nun Workflow Automation altyapısı, tatil ve mesai dışı saatlerde gelen taleplere akıllı yanıtlar verilmesini sağlar. Örneğin bir hasta pazar gecesi saat 23:00’te randevu talep ettiğinde, Buyo önce mesai dışı olduğunu bildiren bir mesaj gönderir, ardından hastanın adını, istediği hizmeti ve iletişim bilgisini kaydederek sizin için bir görev oluşturur. Ertesi sabah mesai başladığında, workflow otomatik olarak harekete geçip hastaya randevu önerisi sunar. Bu süreç tamamen el değmeden işler, klinik personelinizin iş yükünü azaltır.

Sık Yapılan Hatalar ve İpuçları

• Zaman dilimlerini karıştırmayın: Tatil başlangıç ve bitiş saatlerini doğru girin. Özellikle yarım gün tatillerde saatleri kontrol edin.
• Otomatik yanıtı tekrar kontrol edin: Mesai dışı yanıtının içinde randevu almak için bir yönlendirme olmadığından emin olun (aksi belirtilmedikçe).
• Workflow Automation tetikleyicilerini doğru yapılandırın: “Mesai Dışı” ve “Tatil” etkenlerini workflow tetikleyicisi olarak ekleyin. Aksi takdirde mesai dışı gelen talepler işleme alınmayabilir.

Buyo ile tatil ve mesai dışı saat ayarları yapmak oldukça basittir. Bir kere kurduktan sonra, tüm tatil günleriniz ve mesai dışı saatleriniz için otomatik yanıtlar çalışmaya başlar. Bu sayede hem hastalarınız her zaman bilgilendirilir hem de klinik personeliniz yoğun saatlerde gereksiz telefon trafiğinden kurtulur.