Otomasyon Kurulumundan Önce Veri Hazırlığı Hakkında Sık Sorular

1. Otomasyona geçmeden önce müşteri verilerimi neden temizlemeliyim?

AI Automation sistemlerinin sağlıklı çalışması için verilerin tutarlı ve hatasız olması gerekir. Örneğin, aynı müşterinin adı bazen "Ahmet", bazen "Ahmet Yılmaz" şeklinde girilmişse, otomasyon bu kişiyi iki farklı kayıt sanabilir. Bu nedenle, verileri standartlaştırmak ve tekilleştirmek kritik öneme sahiptir.

2. Excel'deki telefon numaralarını nasıl standart hale getirebilirim?

Telefon numaralarında ülke kodu, başında sıfır olup olmaması gibi farklılıklar otomasyonu etkiler. Örneğin, aynı kişiye ait "0532 123 45 67" ve "+905321234567" farklı formatlarda olabilir. Tüm numaraları tek bir formata dönüştürmek için Excel'de METNEÇEVİR formülü veya bul-değiştir ile başlangıçtaki "0" ve "+90" gibi ifadeleri ayarlayabilirsiniz. Böylece AI Automation size doğru hatırlatmalar gönderebilir.

3. Tekrarlayan müşteri kayıtlarını nasıl bulup birleştiririm?

Dağınık verilerde aynı müşteri birden fazla satırda yer alabilir. Excel'deki "Yinelenenleri Kaldır" özelliği işe yarasa da, bazen aynı isimle farklı bilgiler (örneğin aynı adrese farklı telefon) olabilir. Bu durumda önce isim, telefon ve e-posta gibi anahtar alanları birleştirip benzersiz bir anahtar oluşturarak tekrarları tespit edin. AI Automation orhanizasyonu, her hasta için tek bir kayıt bekler.

4. Eksik bilgileri (adres, e-posta) nasıl tamamlamalıyım?

Müşteri verilerinde sıkça rastlanan eksiklikler, otomasyonun randevu hatırlatması gibi işlemleri aksatabilir. Örneğin, e-posta adresi olmayan bir hastaya e-posta gönderilemez. Bu durumda, hangi alanların zorunlu olduğunu belirleyin ve eksik verileri manuel olarak veya müşteriye ulaşarak tamamlayın. Alternatif, eksik alanlar için varsayılan değerler atamak (örneğin telefonu olmayana SMS yerine arama yap) AI Automation'ın düzgün çalışmasını sağlar.

5. Veri hazırlama sırasında hangi hatalardan kaçınmalıyım?

En yaygın hatalardan biri, verileri temizlerken orijinal veriyi yedek almamaktır. Bir diğeri ise tarih formatını standart hale getirmemektir. Örneğin, kimisi "01.03.2024" kimisi "1 Mart 2024" kullanabilir. AI Automation, tarihleri tek bir formatta bekler. Ayrıca, gereksiz sütunları silmek veya veri tiplerini (metin, sayı) uygun şekilde dönüştürmek de önemlidir. Kurulum öncesi küçük bir test verisiyle sistemi deneyerek hataları önleyebilirsiniz.

6. Verilerimi düzenlerken KVKK'ya uygunluk için nelere dikkat etmeliyim?

Müşteri verilerini otomasyona hazırlarken, gereksiz hassas bilgileri (TC kimlik numarası gibi) saklamamak, yalnızca ihtiyaç duyulan verileri kullanmak önemlidir. Verileri şifreleyerek veya erişimi kısıtlayarak güvenliği sağlayın. Otomasyon öncesi bir hukuk danışmanına danışmanız önerilir.